Si tienes ideas y recomendaciones de cómo mejorar, puedes contactarnos en info {a} eventoblog.com.

Antes de empezar, noticia en CNN+:

1. 4 años. Ha sido un EBE de apuestas arriesgadas. ¿Condicionado por la coyuntura? No. En muy poco (Algún que otro conferenciante).
2. La apuesta más arriesgada fueron las sesiones paralelas y fue un exitazo. Mérito de Luis Rull. Fue quién tuvo más claro volver al formato del primer EBE. Más gente = mayor segmentación.
3. DE-MUESTRA fue otro gran riesgo. EBE empezaba 6 horas antes. Se superó con muy buena nota en proyectos y asistencia. Colaboró Eneko Knörr (@enekoknorr) en calidad de miembro de la AIEI (La Asociación de Inversores y Emprendedores de Internet).
4. ASISTENCIA. Las bolsas nos indican que podemos estar entre 1.500 y 1.600 personas.
5. ASISTENCIA. Audiencia fidelizándose y en notable aumento. Es más eficaz abrir inscripción en octubre y no en verano. El reservar plaza en verano nos servía para medir la temperatura de cara a presupuestos y obviamente para generar el buzz durante varios meses. Si este año se reservaron las 1.500 plazas en 9 horas, abrir un único plazo de inscripción a 4, 5 semanas antes del evento sería suficiente.
6. El PRE-EBE (EBE es uno de los pocos eventos con visibilidad durante todo el año). En enero nos marcamos posicionar a la cuenta de twitter @eventoblog en una referencia del Social Media. Hasta días previos de la celebración de EBE, el protagonismo de los tuits han sido noticias del sector aportando valor al potencial asistente. Conseguido.
7. El PRE-EBE (acciones on line). Consiguieron mucha atracción, empatía y talento: vídeos corporativos, casting de presentadores, selección de productos para DE-MUESTRA…
8. El PRE-EBE (VOLUNTARIOS). En esta edición, la coordinación de los voluntarios en los días previos era vital. ¡Muchas gracias a todos! Mérito de Benito Castro. En EBE a los voluntarios se les recompensa de una u otra forma. El trabajo siempre se paga en algo tangible.
9. SORPRESA FINAL. Fue un karaoke colectivo cantando Maneras de vivir, de Leño. Para ir calentando el ambiente se cantó 2 canciones previas. Nos inspiramos en la campaña de T-Mobile que reunen a gente en un lugar público y empiezan a cantar. No estaba planificado que saliéramos al escenario y se notó.

Era muy arriesgado. Hubiera funcionado mejor en los premios Bitácoras y no al final donde todo el cansancio acumulado hace mella. De todos modos, trabajar con Miguel Ángel y Red Karaoke ha sido muy fácil y quien sabe si en el futuro se puede hacer algo. No han sido patrocinadores de EBE. Nosotros contactamos con ellos.

10. BARCELÓ (5 estrellas): ¿Qué razones han llevado a que la gente de EBE en 2008 ocupe 60 habitaciones y en 2009 casi las 296 que tiene el hotel. Habitaciones a buen precio, comodidad por tener el evento en el mismo recinto, pero solo variaba unos 10 euros respecto al año pasado. ¿Ha venido gente con más dinero o venir a EBE compensa el gasto? Un poco de todo…
11. PRESENTADORES: Cristina Domínguez (@labambola)/Víctor Grande (@vicgrande) y Víctor Grande/Cristina Domínguez tanto monta monta tanto, gran trabajo. De menos a más. Las charlas del viernes no les ayudaron. Repitieron la canción de ‘Así estoy yo sin tuits’ que cantaron el viernes como preámbulo a la ceremonia de los Premios Bitácoras. Se ganaron al público.

12. PANTALLAS TWITTER. Usamos Twubs para que los tuits aparecieran automáticamente. Rafael Poveda (@bi0xid) lo gestionó. Muy útil. A más de uno, yo incluido, les costó acostumbrarse pero es ideal para la necesidad que soluciona. Traduce automáticamente los tuits al inglés. Traducciones muy mejorables, pero funcional para los asistentes internacionales.
13. PANTALLAS TWITTER. El tag #pebe09 funcionó muy bien para eliminar ruido pero este año ha habido momento desagradables producto del refugio que da la masa. Debimos transmitir más preguntas de Twitter a las mesas, pero íbamos con retraso en los 3 días, no por nosotros, sino por garantizar mayor asistencia en las primeras sesiones (las noches hacen estragos en EBE). Ese retraso supone, en algunas ocasiones, gastos de dinero (azafateo, AVEs/aviones de gente, cafés fríos…)
14. Las 2 fiestas del sábado: Volvimos al sitio de 2007 (Nocturnidad y Alevosía). Se le unió el Malandar. Fail del año pasado, compensado.
15. WIFI JAZZTEL: Un poco fallón durante unos ratos del viernes, pero solo en las zonas de las mesas. Las 3, 4 antenas de adelante acumulaban casi todo el tráfico. Si estabas atrás no tenías problemas.
16. PROGRAMACIÓN y ESCENARIO. Gran necesidad de nuevos formatos y contenidos para programación. ¿Un call for papers? Tal vez. Lo hemos pensando en alguna ocasión… Vamos avanzando en montaje escénico y audiovisual (condicionado por presupuesto). La amplitud del escenario y los focos no ayudan a conectar con el público.
17. PROGRAMACIÓN. Primera mesa redonda en inglés: otra gran apuesta profundizando en la internacionalización donde el margen de crecimiento es prometedor. Pasada con nota.
18. PROGRAMACIÓN. Premios Bitácoras. Llenazo total y un ambiente de comunidad emocionante.
19. PONENTES y formato ENTREVISTA. Cuando se lo preparan, algo en el que insistimos reiteradamente, se nota. Berto Pena (@bertop) y Pau (@pau), por citar uno es clarificador. Los ponentes y conferenciantes tienen una responsabilidad con el asistente. Deben aportar valor práctico al que te escucha. Obviedad que, a veces, olvidan.
20. GRANDES PREGUNTAS: ¿Streaming? Puede que estemos preparados. Tenemos ideas nuevas, pero sin tiempo para analizarlas. Una de ellas, el streaming debe aportar valor y plantearse como una retransmisión televisiva en directo. ¿Cómo integrar el flujo de información en la web del streaming sin el típico Facebook Connect?, etc…
21. CALENDARIO: Celebrándose FICOD tres días después de EBE a ninguno de los 2 nos conviene de cara a ponentes internacionales. Quizá podamos buscar sinergias ahí…
22. PATROCINADORES. La cantidad de marcas ha sido mayor que en 2008. Eso no implica mayor presupuesto.
23. PATROCINADORES. El stand de @SonyEricssonES, un ejemplo de buen hacer. Cafés Nespresso y los Space Hoopers (pelotas gigantes) para montarse encima y echar unas carreras.
24. COBERTURA. A primera impresión, la más amplia de todos los EBEs (webs, TV, Radio y prensa escrita). Telecinco es la única cadena nacional analógica que sigue sin venir.
25. EUROPEOS: La Web Mission belga, coordinada por Ramón Suárez (@ramonsuarez), y otros internacionales han quedado muy sorprendidos. El ambiente EBE no lo han visto en ningún sitio. Contaban que es un concepto a exportar y que Europa debía conocer EBE. No sé si tanto, pero muchas gracias a Ramón y a todos sus amigos.
26. GRANDES PREGUNTAS: ¿Tiene sentido la mesa Estado de la Blogosfera? Grandes respuestas
27. La charla de Alfonso Alcántara (@yoriento) fue la revelación de este año. Divertida y útil. Íbamos muy mal de tiempo.

28. Berta, y no solo por su edad, se ganó el corazón de muchos. Vídeo en España Directo del domingo 15 noviembre en TVE1:

29. GRANDES PREGUNTAS: ¿Cómo crecemos? La demanda por asistir es exagerada. El aforo es problema, pero más las commodities. ¿Quizá alargar el paraguas de EBE a varios días más con la creación de eventos más sectoriales días antes?… La experiencia del DE-MUESTRA ha sido satisfactoria.
30. CONCLUSIÓN FINAL reafirmada. Desde la segunda edición en 2007, EBE no es un congreso de blogs. Es un evento para amantes de la web entendidos como nicho de mercado.

La mayoría son extrapolables a la comunicación corporativa en cualquier tipo de empresa y producto…

Antes de iniciar el plan de comunicación, hay una premisa clave para que la estrategia no resulte caótica, sin influencia y confusa para tu público objetivo: centraliza la Comunicación en tu blog y en una única red social.

Puedes tener presencia en varias redes pero elige solo una para tener hilo directo con tu audiencia. Nosotros elegimos Twitter. ¿Por qué? Porque es donde estaban los asistentes a EBE. Es inmediato y un gran potenciador de contenidos. Permite una interacción que ayuda a construir la comunidad rápidamente, además de muy eficaz para resolver dudas en tiempo real con el respectivo aumento en la consideración y credibilidad de tu marca.

¿Cómo empezar? Una vez elegido el servicio…

1. El nombre de usuario.

   Crea el username con el nombre de tu marca completo y sin año de celebración si se trata de un evento. Así evitas que caduquen y tengas que crear otro usuario si es que el servicio no te deja cambiar el username. Por ejemplo, no es lo mismo:

   • servicioweb.com/ebe que sería el acrónimo de la marca Evento Blog España. Mucha gente nueva no lo reconocerá al primer vistazo. También te penalizará en buscadores. ¡Incorrecto! Solo es recomendable si tu marca ya es muy conocida entre tu comunidad o si lo adoptan como nombre propio. Algo que ya está pasando o ha pasado con Evento Blog. La cuenta de @ebe, es nuestra.
   • servicioweb.com/ebe10 o servicioweb.com/eventoblog2010. Para 2011, algunos servicios te obligarán a crear otro usuario con el 11 con la respectiva pérdida de contactos y la molestia que les generas al tener que volver a añadirte. Riesgo de que alguien se adelante y te lo ocupe. Horrible. ¡Incorrecto!
   • servicioweb.com/eventoblog. ¡Correcto!
2. Avatares.

   Si queda bien y el servicio no añade bordes a la imagen diferénciate del resto de avatares y por ejemplo haz uno con formas redondeadas. En definitiva, un avatar que no sea cuadrado de esa forma te pueden localizar más fácilmente en su lista de contactos.

3. Comunidad y Contenidos:
   • Añade contactos diariamente y con criterio.

     Si organizas un evento como EBE dedicado al social media y que se celebra en Sevilla, no añadas a gente que no tiene nada que ver con la web. Prioriza a los de España que puedan venir. Toda la gente que seguimos en Twitter se añade manualmente. No seguimos a usuari@s que tengan el avatar predeterminado del servicio. Si no se han molestado en poner su logo o foto, no se molestarán en relacionarse y publicar buenos contenidos.

   • Contenidos sinceros, cercanos y que aporten valor añadido. ¡Importantísimo!.

     Usa la red social que has elegido para publicar noticias de tu sector. Contenidos de actualidad y que aporten valor. En el caso de EBE, nuestro producto no es el evento. Son los temas que interesan a los asistentes.

     Si esos temas, a veces y muy de vez en cuando, se salen de la temática habitual no importa. No vivimos en un mundo aislado. Si hablas de móviles y alguna vez publicas noticias que no son de tu sector y que suscitan gran interés aunque solo sea para una parte de tu audiencia también es válido. Por ejemplo, un día publicamos en el twitter de @eventoblog que Fernando Alonso estaba dando sus primeras declaraciones en La Sexta como piloto de Ferrari. La Sexta, además, era medio colaborador de EBE. Eso sí, nunca publiques sobre política.

     Por otro lado; lógicamente también es un canal para lanzar los mensajes de la organización e incluso un medio para informar de la actividad de los patrocinadores/colaboradores, pero siempre y cuando consideres que aportan valor y dejes claro en alguna ocasión (no siempre) que son patrocinadores.

   • Monitoriza lo que dicen de ti, tanto en buscadores, servicios que indexan blogs, en Twitter, YouAre… En nuestro caso centralizamos la comunicación en Twitter. Twitter te permite guardar búsquedas con varios criterios usando ‘OR‘. Por ejemplo, si en el buscador escribes: @eventoblog OR ebe09 OR ebe; te aparecen los tweets que contienen esas 3 palabras. Descubre tu prime-time. En nuestro caso, de 10 a 11h. Los miércoles es el día que tenemos más menciones y retweets.
   • Naturalidad: habla, conversa, dialoga, rectifica cuando te equivocas, si te avisan del error da las gracias y asúmelo sin vergüenza ni dramatismos…
   • Si como en EBE usamos Twitter, cuando publiques contenidos estratégicos que necesiten mucha difusión deja caracteres suficientes para el retweet. Incluso es recomendable que lo tengas en cuenta para todos los mensajes que publicas. Mayor volumen de “retuits” mayor promoción de tu marca.
   • Muchas noticias sobre la industria web la marca las publicaciones en inglés de EE.UU. Por tanto, muchas noticias importantes aparecen en la tarde-noche española. Publícalas, aunque no sea tu prime-time, y a la mañana del día siguiente, repite el tweet tal cual o añadiéndole una coletilla del tipo “De ayer”.
   • Siguiendo con Twitter: usa etiquetas, diseña el texto. Por ejemplo, usa mayúsculas en conceptos clave. Recuerda, “Text is a UI” (Jakob Nielsen). Escribe las URLs con http://, hay muchos clientes de escritorio que si solo pones www., las direcciones no salen enlazadas. Si escribes un enlace que es un archivo PDF, pon entre paréntesis pdf: (PDF). Es muy molesto, si no lo avisas, ya que puede relantizarte la navegación.
   • El avatar que incluya el tag en las semanas previas, especialmente en Twitter.
   • Usa los favoritos del servicio que hayas elegido como página de preguntas frecuentes y contenidos estratégicos (ponentes estrella, notas de prensa y otros materiales de comunicación…). Por ejemplo, los favoritos de EBE en twitter: http://twitter.com/eventoblog/favorites
   • En Twitter, si te preguntan detalles concretos que tengan una “útilidad pública”, responde con replies enunciando el motivo de la pregunta. Si respondes con un simple sí/no, la gente no sabrá a qué te refieres.
4. La web corporativa o Blog

   La web merecería varios posts para analizar contenidos, diseño, SEO… Podemos mejorarla, pero funciona bien y tiempo habrá de ello. Grandes y pequeñas cuestiones a tener en cuenta:

   • En la cabecera de la web no pueden faltar lugar, fecha de celebración y una breve descripción del evento. Evitarás muchos emails y llamadas de teléfono. Si ya microformateas esa información, mejor. Recuerda incluir la fecha, lugar de celebración, URL, y #tag en la imagen que subas para personalizar el fondo de tu cuenta en Twitter.
   • Espacio destacado y no muy intrusivo para logos de patrocinadores. Preferiblemente en cabecera y un lateral. Los patrocinadores principales deben estar diferenciados de las categorías inferiores.
   • El tamaño de los logos que tengan medidas similares. Cada píxel cuenta.
   • Enlace PDF al dossier de prensa (objetivos, lugar celebración, programación, biografías organizadores, contacto de prensa…). Haz versión en inglés.
   • En la página de contacto soluciona las demandas de información recurrentes (inscripción como público o acreditación de prensa, me he quedado fuera de la inscripción qué alternativas ofreces, quiero patrocinar y busco información…)
   • Acceso rápido (sin necesidad de usar el scroll down del navegador) a información de hoteles, viajes y cómo llegar al lugar de celebración (mapas, combinaciones de transportes urbanos…)
   • Refuerza esos accesos a contenidos clave en el pie de página de la web.
   • Integración del flujo de información de la red social que utilices.
   • Si está previsto asistencia de público internacional, traducción de los contenidos. Este año, los posts de programación los estramos traduciendo. Lo ideal es que haya versión de la web en idioma nativo e inglés. Todo llegará…
   • Conforme se acerca la fecha de celebración la publicación de contenidos en cuanto a ponentes, mesas, logística… hay que calendarizarla. Fija días y horas de publicación. Acostumbra a tu comunidad a qué tal día a tal hora habrá contenido nuevo. En EBE, desde septiembre están casi todos fijados. En este apartado el trabajo de Ana Asuero, como responsable de prensa, es vital. También es muy importante que recuerdes contenidos básicos, especialmente en las redes sociales que uses como canal de comunicación.
   • Al inicio de cada noticia o post, publica una entradilla que resuma el post en 2-3 líneas. El tiempo de tu audiencia es oro
   • Las noticias que incluyan biografías de ponentes deben tener una extensión y estructura similar. Siempre hay celos. Al inicio de cada biografía incluimos el usuario de Twitter del ponente de esa forma el lector tiene una referencia rápida para conocerle y relacionarse. Si el post incluye la información de una mesa redonda y sus participante, que aparezca primero la biografía del moderador que es el que repartirá juego y luego por orden alfabético la de los ponentes.
   • Durante la celebración del evento garantízate cobertura en la web de las mesas redondas y conferencias bien a través de blogueros de la organización o de blogueros asistentes. Por supuesto, crea una cuenta en el blog con su nombre para que tenga el crédito lógico.
5. Mensaje fuerza.

   En cada edición, un lema. Una palabra o frase directa al corazón. El título de la noticia que oficializa la celebración del evento que contenga ese lema. En el lanzamiento incluye el cartel promocional con los logos de los principales patrocinadores que hayan hasta la fecha y nota de prensa para medios tradicionales.

6. Vídeos promocionales.

   Desde 2007, en el lanzamiento incluimos un vídeo. Como servicio predeterminado usamos Vimeo que te permite elegir el frame que quieres que aparezca antes de ver el vídeo. Siempre ponemos el frame con los logos de los patrocinadores. Cuando quedan 30-40 días publicamos otro vídeo.

7. Etiquetas para catalogar contenidos con acrónimo y año de celebración abreviado, por ejemplo: ebe09.

   Si tienes un acrónimo muy corto, que suena bien y es sonoro como EBE refiriéndose a ‘Evento Blog España’, sería lo deseable. Si además ese acrónimo da juego de cara a jugar con el lenguaje y construir palabras/frases inventadas es ideal para implicar a la comunidad y pasar unos ratos graciosos.

8. Medios colaboradores. Concreta acuerdos con medios de comunicación (de cualquier tipo) para campaña de publicidad y cobertura de noticias, pídeles número de impresiones de cara al press clipping que hay que hacer al final del ejercicio y que se entrega a los patrocinadores/clientes.
9. Fotógafo oficial.

   En cada edición de EBE, el volumen de fotos que se suben a Flickr se duplica pero asegúrate unas fotos mínimas. Gracias a Victoriano, en ese aspecto, estamos muy satisfechos.

10. Preparación on line de mesas implicando a asistentes.

    Dependiendo de las características de las mesas redondas, proponemos a moderadores y ponentes que preparen la mesa en grupos públicos o privados de Facebook, wikis o google docs de esa forma se promociona e incentiva la participación de los asistentes tanto en contenidos como en netwkorking

Si me acuerdo de más consejos o si se os ocurren otros que habéis puesto en práctica, iré actualizándolo.

Actualización 04/10/2009: He insertado 3 nuevos tips.